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如何製作個人資料夾 (.pst) 檔案的備份
如果您不是搭配 Microsoft Exchange Server 使用 Outlook,Outlook 會將它的所有資料存入個人資料夾 (.pst) 檔案中。如果您想備份或匯出特定資料夾,例如 [連絡人] 或 [行事曆] 資料夾,請使用本文中〈如何匯入和匯出個人資料夾 (.pst) 檔案資料〉一節的步驟。

使用下列步驟以備份整個個人資料夾 (.pst) 檔案:
關閉任何與訊息有關聯的程式,例如 Outlook、Microsoft Exchange 或 Windows Messaging。
按一下 [開始],指向 [設定],然後按一下 [控制台]。
按兩下 [郵件] 圖示。
按一下 [顯示設定檔] 按鈕。
按一下適當的設定檔,再按 [內容]
按一下 [資料檔案] 按鈕。
按一下您想要備份的 [個人資料夾服務] 。依照預設值,這項服務的名稱為 「個人資料夾」,不過也可能使用其他名稱。

注意:您的設定檔中可能有多個「個人資料夾」服務,如果情形是如此,請個別備份每一組個人資料夾 (.pst) 檔案。

如果您的設定檔中沒有任何「個人資料夾」服務,但是仍然能夠在 Outlook 中儲存訊息、連絡人或約會等資訊,那麼這些資訊十分可能是存在 Exchange Server 上的信箱中。如果是這種情形,請參閱本文的〈搭配 Microsoft Exchange Server 使用 Outlook 時如何備份資料〉一節。

如果服務清單中沒有任何個人資料夾 (.pst) 檔案,您也沒有將資訊存在 Exchange Server 信箱中,那麼您就只能使用 Outlook 瀏覽檔案,而無法使用 Outlook 中儲存資料的功能。在此情況下,不必備份任何資料。
按一下 [設定],並請注意列出的路徑和檔案名稱。

注意:個人資料夾 (.pst) 檔案包含了所有儲存在 Outlook 2002 中的資料,可能會因為太大而無法存在磁片中。如果是這樣,請使用可重複寫入的光碟 (CD-RW)、Zip Drive 或 SyQuest Drive 儲存。按一下 [開始壓縮],就可以縮小個人資料夾 (.pst) 檔案的大小。這在預備將個人資料夾 (.pst) 檔案備份到磁片時,非常有幫助。
關閉所有的 [內容] 視窗。
使用 [Windows 檔案總管] 或 [我的電腦],複製一份您在步驟 5 中記下的檔案。
您可能必須從卸除式媒體 (例如軟式磁碟機、Zip Drive、可重複寫入的 CD-ROM 光碟機、磁帶機或任何其他儲存媒體) 還原個人資料夾 (.pst) 檔案。若要執行,請將您剛才從儲存媒體建立的檔案備份,複製回到電腦硬碟。執行時,請務必清除 [唯讀] 屬性。如果選取這個屬性,您可能會收到下列錯誤訊息:

無法存取所指定的裝置、檔案或路徑。它可能已被刪除,或是正在使用中,也可能是網路出了狀況,或是您沒有足夠的權限可以存取。請關閉任何使用此檔案的應用程式,然後再試一次。
如何匯出個人資料夾 (.pst) 檔案資料
您可以使用下列步驟匯出個人資料夾,例如 [連絡人] 資料夾或 [行事曆] 資料夾:
在 [檔案] 功能表中按一下 [匯入及匯出]。如果無法使用功能表項目,請將滑鼠指標放在功能表底端的 } 形符號,然後按一下 [匯入及匯出]。
按一下 [匯入至檔案],再按 [下一步]。
按一下 [個人資料夾檔 (.pst)],再按 [下一步]。
按一下要匯出的檔案,再按 [下一步]。
按一下 [瀏覽] 按鈕,然後選取要儲存檔案的位置。
在 [檔案名稱] 方塊中鍵入描述性檔案名稱,然後按一下 [確定]。
按一下 [完成]。
如何匯入個人資料夾 (.pst) 檔案資料
您可以使用下列步驟,將個人資料夾 (.pst) 檔案匯入至 Outlook:
在 [檔案] 功能表中按一下 [匯入及匯出] 。如果無法使用功能表項目,請將滑鼠指標放在功能表底端的}形符號,然後按一下 [匯入及匯出]。
按一下 [從其它程式或檔案匯入],再按 [下一步]。
按一下 [個人資料夾檔 (.pst)],再按 [下一步]。
鍵入您想要匯入的個人資料夾 (.pst) 檔案的路徑和名稱,然後按一下 [下一步]。
選取您想要匯入的資料夾,或選取階層頂端以匯入全部資料,然後按一下 [完成]。
如何備份 Microsoft Exchange Server 上的資料
如果 Outlook 資訊儲存在 Exchange Server 上時,這些資料通常會在伺服器上備份。如需更多關於備份或還原儲存在 Exchange Server 上資訊的詳細資訊,請詢問 Exchange Server 管理員。

如果將 Exchange Server 搭配 Outlook 使用,您可以選擇讓 Outlook 將資訊儲存在 Exchange Server 上,或儲存在硬碟上的一組個人資料夾 (.pst) 檔案中。您可以使用下列步驟,判斷目前 Outlook 目前儲存資料的位置。
在 [工具] 功能表中,按一下 [電子郵件帳號]
按一下 [檢視或變更現有的電子郵件帳號],再按 [下一步]。
確認選取 [傳送新郵件到下列位置] 選項。如果此選項包含「Mailbox」(信箱) 這個字,後面加上電子郵件名稱,表示 Outlook 將資料儲存在 Exchange Server 上的資料夾中。如果欄位包含「Personal Folder」(個人資料夾) 這些字或者一組個人資料夾 (.pst) 檔案的另一個名稱,則表示 Outlook 會將新郵件、連絡人和約會等資料儲存在硬碟的個人資料夾 (.pst) 檔案中。
如果您的資料儲存在硬碟的的一組個人資料夾 (.pst) 檔案中,而您想要備份資料,請參閱本文中的<如何備份個人資料夾 (.pst) 檔案>一節。
如何備份個人通訊錄
雖然連絡人資訊可以保存在 Exchange Server 信箱或個人資料夾 (.pst) 檔案中,並且透過「Outlook 通訊錄」存取,「個人通訊錄」還是會建立一個儲存在硬碟上的檔案。若要確保這個通訊錄有備份,請在備份過程中包含所有副檔名為 .pab 的檔案。

您可以使用下列步驟,尋找「個人通訊錄」檔案:
如果您正在執行 Microsoft Windows 95 或 Microsoft Windows 98:按一下 [開始],指向 [尋找],然後按 [檔案或資料夾]。

如果您正在執行 Microsoft Windows 2000 或 Microsoft Windows Me:按一下 [開始],指向 [搜尋],再按 [檔案或資料夾]。
鍵入 *.pab,在 [查詢] 方塊中按一下 [我的電腦] ,再按 [立即搜尋]。
記下 .pab 檔案位置,並且將它包含在備份中。

如果您必須將這個通訊錄還原至同一部電腦或其他電腦,請使用下列步驟:
關閉任何與訊息有關聯的程式,例如 Outlook、Microsoft Exchange 或 Windows Messaging。
按一下 [開始],指向 [設定],然後按一下 [控制台]。
按兩下 [郵件] 圖示。
按一下 [顯示設定檔] 按鈕。
按一下適當的設定檔,再按 [內容]
按一下 [電子郵件帳號] 按鈕。
按一下 [新增目錄或通訊錄],再按 [下一步]
按一下 [其他通訊錄],再按 [下一步]。
按一下 [個人通訊錄],再按 [下一步]。
鍵入您想要還原的「個人通訊錄」檔案的路徑和名稱,按一下 [套用],然後按 [確定]。
按一下 [關閉],然後按 [確定]。
如需如何設定設定檔與服務的詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視 Microsoft Knowledge Base 中的文件:
289467 OL2002:(CW) User Profiles and Information Services

如何使用個人資料夾備份公用程式來自動備份個人資料夾 (.pst) 檔案
Microsoft 已經發佈可以自動備份個人資料夾 (.pst) 檔案的公用程式。您可以從下面的 Microsoft 網站下載這個公用程式:


http://office.microsoft.com/downloads/2002/pfbackup.aspx

如需「個人資料夾備份」公用程式的其他詳細資訊,您只要按一下下列文件號碼,即可檢視「Microsoft 知識庫」中的文件:
238782 OL2000:如何自動備份您的個人資料夾檔案

如何備份 Outlook 設定檔案
如果您想使用 Outlook 將已自訂的設定複寫至其他電腦上,則請在備份和個人資料夾 (.pst) 檔案中加入下列檔案:
Outcmd.dat - 這個檔案會儲存工具列和功能表設定。
<設定檔名稱>.fav - 這是「我的最愛」檔案,其中包含 Outlook 功能區設定。
<設定檔名稱>.nk2 - 這個檔案會儲存 [自動完成] 功能所用的 [暱稱]。
注意:如果您使用 Microsoft Word 作為電子郵件編輯器,簽名會以「自動圖文集」項目的形式儲存在 Normal.dot 檔中。請同時備份這個檔案。

自訂檢視會整合到這些檢視建立時所在的資料夾中。如果您將項目從某個個人資料夾 (.pst) 檔案匯出到另一個個人資料夾檔案,自訂檢視將無法保存。

如果您已利用 Outlook 建立想要複寫至其他電腦的自訂簽名,您可能會想要備份位在下列資料夾中的所有自訂簽名資料夾:
Drive:\Documents and Settings\Username\Application Data\Microsoft\Signatures

其中 Drive 代表安裝 Outlook 的磁碟機,而 Username 則代表有 Outlook 安裝於其下之使用者名稱。

每個個別簽名均具有自己的檔案並使用與建立它時所使用的相同名稱。例如,如果您建立名稱為 MySig 的簽名,則下列的檔案會建立於「簽名」資料夾中:
MySig.htm - 這個檔案儲存了「超文字標記語言」(HTML) 格式的自動簽名。

MySig.rtf - 這個檔案儲存 Microsoft Outlook RTF 格式 (RTF) 的自動簽名。

MySig.txt - 這個檔案儲存純文字格式的自動簽名。

如需詳細資訊,請按一下下面的文件編號,檢視 Microsoft Knowledge Base 中的文件:
269520 OL2000:Why Outlook Does Not Support Read-Only Media