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OfficeXP 問題  

OfficeXP 六個特色
Office XP 終於還政於民,讓你控制自己的 Office XP。其實跟之前的 Office 比起來,XP 真的有彈性多了。我們在這裡列出的六個技巧,可以告訴讀者如何調整、自訂 Office。

1.)重新安排工作窗格的位置
Office XP 新的工作窗格(可根據編輯內容自動提供常用功能)讓使用者能馬上使用各種編輯工具,可是這項功能佔用太多螢幕空間,編輯中的文件反而只看得到一點點。不過你可以把所有 Office 軟體的 工作窗格 放到別的地方,還能將工作窗格縮小,而不會礙到主畫面。只要用滑鼠左鍵按著工作窗格 上方不放,就可以把它拉到別的地方,愛放哪就放哪。

下次你執行這個軟體時,工作窗格就會出現在你上次拖放的位置,不用再重新設定工作環境。而且 Office XP 的每一套軟體都會記住自己的工作窗格設定,所以如果你的工作窗格在 Word 和 Excel 中的位置不一樣,下次開啟時工作窗格還是會在你上次開那些程式時設定的地方就定位。
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2.)安裝語音辨識功能
Office XP 有內建的語音辨識軟體,不過預設安裝是不會自動放進硬碟的,除非你勾選「自訂」選項。勾選後打開「Office 共用的功能(Shared Features)」>「替代使用者輸入(Alternative User Input)」>「Speech」,然後選擇 「從我的電腦執行(Run From My Computer)」。如果你本來沒有裝,後來突然想讓你的電腦聽你發號施令,仍然可以在任何時候單獨安裝。
加入語音功能最簡單的方法,就是從 Word 2002 裡安裝。選擇「工具(Tools)」> Speech,然後會出現一個對話框,問你是不是要安裝這項功能,這時當然是按滑鼠左鍵選「確定」啦。當然你得放 Office XP 原版光碟片才行。

如果你還沒安裝 Word,可以用以下的方法安裝語音辨識功能:

點選「開始」>「設定」>「控制台」,然後選擇「新增-移除程式」。
在「安裝/移除」的標籤中選 Microsoft Office XP,然後按下「新增/移除」的按鈕。
接下來會出現「Office XP 安裝程式」的對話框,選擇「新增或移除功能」,然後按「下一步」。
在「要安裝的功能」畫面中用滑鼠左鍵點一下「Office 共用的功能」旁邊的小加號(+)。
用滑鼠左鍵點一下「替代使用者輸入」旁邊的小加號,然後選「Speech」,在拉下式選單中選「從我的電腦執行」。
按「更新」鈕。
製作語音巨集
Office XP 和 IBM ViaVoice 這一類的語音辨識軟體不同,沒辦法製作用語音啟動的巨集。還好你可以把語音辨識功能和 Office XP 的巨集功能結合,效果還是一樣。

假設你想讓 Office 聽到某個指令後便自動在 Word 文件中插入你的回信地址,只要用以下三個步驟就行(請注意:雖然這個程序在大部分的 Office XP 軟體內都一樣,不過在 Outlook 中會有些微差異)。

第一步:製作巨集把輸入的文字和動作錄下來。選「工具」>「巨集」>「錄製新巨集」巨集快速教學課程)。-->

第二步:自訂工具列,選「工具」>「自訂」,點選「工具列」的標籤。按「新增」按鈕,在「工具列名稱」的空白欄位中輸入自己取的名字,然後按「確定」。接著會出現新的工具列。用滑鼠把它拖放到 Word 視窗上方其他工具列的位置。

第三步:最後把你剛錄好的巨集加到自訂的工具列中。在「自訂」對話框中點一下「指令」的標籤。在「類別」清單中選「巨集」,接著右邊(指令)會出現你剛剛製作的新巨集名稱,把這個新巨集按住,拖放到剛才自訂的工具列裡。用滑鼠按一下「自訂」對話框中的「關閉」按鈕。

現在你只要說出巨集的名稱(就是工具列上按鈕的名稱),Office 就會自動執行。
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3.)關閉智慧標籤
整體而言,「智慧標籤」其實真的很好用。可是有時候這個功能和前一版的小幫手一樣煩人,尤其是與智慧標籤相連的內容底下出現的虛線,還有智慧標籤常常會跳出來讓你選的按鈕。不幸的是 Office 沒有把所有的智慧標籤選項放在同一個對話框內,也沒有把這些功能一次就全部取消的辦法。你只能把它們全部找出來一個個關掉。步驟如下:
A.)Word 2002
智慧標籤可辨識英文人名、日期、時間、地名、電話號碼和最近用過的電子郵件位址。如果想關掉這個功能,請點選「工具」>「自動校正選項( AutoCorrect Options)」,然後按下「智慧標籤」的頁標,把「在輸入文字時自動標出智慧標籤」和「顯示自動標籤動作按鈕」這兩個選項前面的勾勾取消,然後按下面的「確定」鈕(如果要開啟或關閉智慧標籤的功能,只要在「識別規則」清單各項功能前面打勾或把勾勾取消即可)。
取消「自動校正」智慧標籤時,只要選「工具」>「自動校正選項」,然後按下「自動校正」的標籤,把「顯示自動校正選項按鈕」前面的勾勾取消,然後按下「確定」即可。
如果要取消「貼上選項」智慧標籤,只要選「工具」>「選項」,然後在「選項」的對話框中按下「編輯」的標籤。把「顯示[貼上選項]按鈕」前面的勾勾取消,然後按下「確定」鈕即可。


B.)Excel 2002
取消 Excel 的智慧標籤功能只要在「自動校正」的對話框中做設定即可。選「工具」>「自動校正選項」,然後按下「智慧標籤」的頁標,把「包含智慧標籤的標籤資料」前面的勾勾取消,最後按下「確定」。
你還可以關閉 Excel 的智慧標籤自動偵錯功能,這項功能會在某個公式違反規則時跳出來。選「工具」>「選項」,然後按下「檢查錯誤(Error Checking)」的標籤。把「啟用背景檢查錯誤」前面的勾勾取消,然後按下「確定」鈕。
關閉「自動校正及貼上選項」和在 Word 2002 裡面的程序一樣。不過關閉「貼上選項」時也會把 Excel 的「自動填滿選項」智慧標籤關掉(其實如果你在 Word 中關掉這個功能,其他 Office 程式裡的這項功能也會沒有作用)。

C.)PowerPoint 2002
如果要關掉 PowerPoint「自動調整」、「自動版面配置」和「自動校正」智慧標籤,請點選「工具」>「自動校正選項」,然後按下「自動校正」標籤,把「顯示自動校正選項按鈕」前面的勾勾去掉。之後點一下「輸入時自動套用格式」的標籤,把「依照您的輸入套用」這個欄位下面以「 自動調整」這四個字開始的兩個功能關閉,還要把「您作業時自動套用」標題底下的「自動為插入之物件進行版面配置」功能取消。
關閉「自動校正」和「貼上選項」的功能與Word 2002 相同。
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4.)保持個人文件的隱密性
Word、 Excel 和 PowerPoint 2002可以把文件上的某幾類個人資料抽掉,這樣如果你在某些情形下不想讓別人知道製作或修訂文件的人是誰時,就能保有自己身份的隱密性。
開啟上述軟體中隨便一套,選「工具」>「選項」,然後按下「安全性」的標籤。在「隱私選項」的選項下把「存檔時將個人資訊從這個檔案中移除」這個功能打勾。下一次儲存這份文件時,Office 就會刪除以下的個人資料,或是把以下資訊換成一般性的資料:

摘要資訊(「檔案」>「摘要資訊(Properties)」)裡面記錄的作者、主管和公司名字
使用修訂和批注工具做修改工作的人名(如 Word 和 Excel 裡的「追蹤修訂」功能)
Word 「版本」功能(「檔案」>「版本」)開啟時所列出的文件版本清單

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5.)自訂 Office
Office XP 現在可以讓使用者自行設定選單、工具列、和範本,而且還能存成檔案。這個檔案隨便你存在自己的電腦裡,或是安全網頁伺服器上,所以如果你到別的電腦上使用 Office XP,利用這個檔案就能重拾自己熟悉的作業環境。
要用這個功能時請點一下系統的「開始」選單,然後按「程式集」>「Microsoft Office 工具」,然後選「儲存個人設定精靈」。接下來照精靈的指示去做就行了。

記得要把這些設定值存在本機、公司網路、或是你的備份磁片上(設定檔很小,一張 1.44 磁片的容量就夠了)。如果你的硬碟完蛋,必須重裝 Office 時,就可以用這個檔案回復以往的設定,節省非常多的時間。

如果要備份或是把其他電腦上的 Office 改成自己熟悉的操作介面,但又懶得帶著磁片走透透時,我們建議你把這份設定檔存到微軟提供的安全線上伺服器。這個服務免費(你只需要有微軟的 Passport 帳號即可),微軟對天發誓說他們絕對看不到這些資料。你只需要用一台可以上網的電腦,就可以把設定資料匯入那台電腦的 Office XP,現在你專屬的 Office 就誕生了。
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6.) Office XP 的獨家秘密
由於 Office XP 整合了所有的軟體元件,並且加強了網頁智慧功能以及所有元件通用的工具(如智慧標籤和語音辨識),所以這套超強多功能的辦公室套裝軟體才能發揮一加一大於二的效果。但也因此使這項產品比以往的版本更複雜,使用者可能兩三下就舉手投降。以下的六個小技巧應該能讓讀者更能將Office XP的功能發揮得淋漓盡致,而不會眼花撩亂。
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OfficeXP特殊功能
1.)智慧標籤即智慧貼上功能
Office XP 的智慧標籤功能兼有超連結和功能選單的特性。不論你現在使用哪一個軟體,當滑鼠的鼠標停在某個地方或點選某段文字(譬如人名)時,智慧標籤就會跳出來,根據那個部分的特性建議你可能需要的指令與功能。例如你現在在用 Word,當滑鼠的鼠標停在電子郵件的位址上時 ,智慧標籤會跳出讓你寄信到這個地方的功能。
Word、Excel 和 PowerPoint 軟體的「貼上選項」智慧標籤能讓使用者複製一段文字後,決定是要保留原來文字的格式,還是改成欲貼上位置的格式。這項功能讓使用者省下許多時間,因為再也不用動手設定從別的地方複製來的文字格式。

例如讀者複製 Excel 試算表的某些儲存格,然後用「編輯」>「貼上」的功能丟到 Word 檔裡,智慧標籤的按鈕就會出現在貼上文字的右下方。這時如果你按智慧標籤右邊的向下箭頭,就可以看到幾個選項,譬如維持原始文件的 Excel 格式,或是改成 Word 文件的表格形式。更厲害的是,使用者可以把這段資料和原始的 Excel 檔建立連結,只要 Excel 檔資料有更動,Word 文件的這段文字就會自動更新。
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2.)快速輔助功能
Office XP 已經把吵死人的小幫手關掉了。不過如果需要幫忙,使用者還是不需要開啟「說明」視窗就可以提問題。 現在每一個 Office XP 軟體視窗的右上角都有一個「詢問問題」的空白欄位(和功能表同一列,緊鄰「視窗最小化」、「還原視窗」和「關閉視窗」圖示的左邊),有問題時直接在哪裡輸入就行了。打好後按「Enter」鍵「解答精靈」就會把幾個可能的答案列在「詢問問題」欄位的下方。只要用滑鼠按你想要的答案,就會出現詳細說明。
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3.)把檔案存到網路上
如果你想跟別人分享檔案,也希望把大的檔案存到網路上,免得撐死自己的硬碟,那你真是生逢其時。每套 Office XP 軟體都可以把文件存到 MSN 入口網站上的免費硬碟裡。只要你能上網,又有微軟的 Passport 帳號(微軟的安全帳號與密碼,該公司提供的 Hotmail 或 MSN Instant Messenger 等許多功能都要有這個身份認證)就行了。用 Passport 登入不用付錢,而且如果你有 Hotmail 電子郵件帳號,其實就已經有 Passport 戶頭了(帳號就是你的 Hotmail 信箱位址,密碼和你用來登入收件夾的密碼相同)。
把 XP 文件存到網頁上的步驟在每個軟體中都相同。選「檔案」>「另存新檔」,然後點一下「Web 資料夾」(Windows 98 及 Me)或「My Network Places」(Windows 2000)的圖示。從出現的功能清單中選「我在 MSN 的網站」,然後用 Passport 的帳號和密碼登入,最後按下「確定」鈕。

如果你是第一次用這個功能,XP 會幫你自動開一個儲存區,以後每個軟體的「另存新檔」對話框就會列出這個儲存區,把它當作文件夾之一,文件夾的名稱就是 Passport 的帳號,譬如「abc@hotmail.com」。以後只要你想存到網路上,選這個資料夾後再按「儲存檔案」的鈕就行了。

如果要從網站上開啟這個檔案,請點選「檔案」>「開啟舊檔」指令,之後都是跟前面相同的登入程序。
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4.)用網頁瀏覽器看自己的檔案
用 Office XP 就能把檔案存到網頁上的功能聽起來夠靚,但如果你現在出門在外,雖然可以上網,但手邊的電腦卻沒有 Office XP,這該如何是好?
小 case。只要開啟任何一種瀏覽器,然後輸入下列的網址:

http://www.msnusers.com/abc@hotmail.com/files

abc@hotmail 就是你的 Passport 帳號。

你可能要輸入 Passport 帳號和密碼(不過如果你事先叫 Passport 把這些資訊存到電腦裡,就不用自己輸入),然後你會看到你從 Office XP 軟體存的檔案目錄。用滑鼠點一下你想要的檔案,就可以存到硬碟上,然後只要開啟程式,從硬碟裡打開那個檔案就結了。最新版的 WordPerfect 就可以編輯 Microsoft Word 文件。
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5.)掃瞄簡單的文件
如果你有掃描器,Office XP 的「Office Document Imaging」功能就能把列印出來的文件掃瞄成數位式文字檔,然後直接送到 Word。不過只有格式非常簡單的文件才能使用這個功能。如果要掃瞄格式比較複雜的文件,譬如多欄位的新聞稿,試試升級成 OmniPage Pro 10吧。
Document Imaging 掃瞄文件後會把結果先讓你預覽,然後再由內建的字元辨識軟體處理成 Word 文件。這個功能要從「開始」>「程式集」>「Microsoft Office 工具」>「Microsoft Office Document Imaging」執行(如果你是用自訂安裝選項,這個功能可能不會出現,請用控制台的「新增-移除程式」安裝這個程式)。

不過這個免費軟體是沒辦法跟專業的光學文字辨識軟體相比的。雖然 Document Imaging 可以輕鬆地處理單欄、全文字的文件(如文字報告或信件),可是一碰到有圖片的多欄文件等紙張(如雜誌)就完全沒輒。而且這套軟體也不能保留原來文件或 Office XP 文件的字型、字體等格式。如果你想掃瞄上述的文件,就只有升級成 OmniPage Pro 10。Office XP 的消費者可以到這個網站享有特價升級優惠。
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6.)完全掌握剪貼簿
如果舊版 Office 每次只能剪貼一份文字的功能讓你咬牙切齒,那麼 Office 2000 一次就能處理 12 份剪貼文字的新功能八成讓你樂翻天。XP 把剪貼文字的份數加了一倍,所以你能按 24 次 Ctrl+C 或 Ctrl+X,只要不超過這個次數,Office 就不會把你複製的文字蓋掉。
如果要使用這個強大的剪貼簿功能,請先複製最少兩份文字(譬如兩段 Word 檔)。複製第二份文字時,「剪貼簿」工作窗格就會跳出來,顯示你目前儲存的剪貼簿(如果沒有出現,請用「編輯」>「Office 剪貼簿」指令把剪貼簿叫出來。如果你希望以後它自己跑出來,請在工作窗格底下「選項」中選「自動顯示 Office 剪貼簿」)。

只要是有「複製」(或 Copy)這個指令的軟體(基本上只要是視窗版的軟體就可以),都能貼到 Office XP 的文件裡。可是 Office 剪貼簿裡面儲存的剪貼簿文字只能貼到 Office XP 的文件裡。要貼上文字時,把游標移到想貼上的地方,然後用滑鼠左鍵在剪貼簿列出來的剪貼資料上點一下。Office 剪貼簿會顯示部分複製的資料(譬如影像的縮圖,或複製文字段落的前十至十五個字),讓你知道哪個是你要貼上的東西。
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7.)精通 Excel (數學變簡單了)
對 Excel 來說一個數字勝過千言萬語,現在就讓我們開啟程式,化資料為知識吧!
用 Excel 看股價
Excel 2002 有兩種智慧標籤,其中一種會認出你輸入工作表單的美國股票代號(大寫),然後讓你輸入自動更新的股價,連那家公司的相關資料都可一併取得。方法如下:

連上網際網路後在儲存格內輸入股票代號(譬如 MSFT 代表微軟)。接著儲存格右下角就會出現一個綠色的小三角形。把滑鼠鼠標移到儲存格上,智慧標籤的圖示就會跳出來。

按一下圖示選「插入可更新的股票價格」,系統就會從 MSN MoneyCentral Investor 網站下載股票資訊。檢視的方式可以「On a new sheet」:把股價顯示在別的工作表上,或是「Starting At Cell」:直接在這個儲存格中顯示股價。

如果要自動更新股價,可以在工作表的任何地方按一下,然後從下拉選單中選「資料範圍內容」。「更新」這欄可讓你輸入數值,決定股價更新的頻率。如果輸入 30 就會每半小時更新股價資訊。

數字太長+欄位太窄=麻煩一堆
過長的數字和狹窄的欄位在 Excel 中好像相生相剋。現在如果某個數字太長,欄位又不夠寬時,Excel 會顯示「###」符號加以區別。前一版的 Excel 要用手動的方式把欄位拉寬才能看到實際數字,現在只要用工具提示(滑鼠指標移動到工具圖示時出現的說明文字或註解),就能秀出「###」所代表的數字。所以只要把滑鼠移到儲存格上,就可知道這一格的數值。
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8.)自動公布網頁
Excel 2000 是能讓你把工作表存成 HTML 格式然後貼到網站上,可是一旦你更動過資料,就得另存新檔才能發佈到網站上。不過現在 Excel 2002 把這段程序自動化,下次你存的檔案在網站上已經有的時候,程式就會自動把最新的檔案存到網路上。方法如下: 如果要把 Excel 檔存成網頁,請按功能選單的「檔案」>「另存成 Web 網頁」,然後按下「發佈」的按鈕。「類型」對話框旁邊有下拉式選單,看你是要選整個工作表還是部分工作表(譬如裡面某個特定圖表)。如果要發佈整塊工作表,就選「在...的所有內容」,然後在「檔案名稱」空格那邊輸入資料夾和檔名,接著勾選「每次儲存此活頁簿即自動重新發佈」。為了確定你的資料都已經存成網頁格式,把下面「於瀏覽器中開啟已發佈的網頁」也打勾。最後只要按下旁邊的「發佈」鈕,預設的瀏覽器就會自動開啟,顯示你剛存好的整個工作表或部分工作表。現在來驗收 Excel 會不會自動把更新的部分變成網頁格式。把活頁簿某些地方改一下然後存檔。現在按下瀏覽器上的「重新整理」或「Refresh」,就能看到剛才修正的地方也顯示出來了。
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9.)為標籤上色
我們會把檔案櫃裡的資料夾貼上各種顏色的標籤和立可貼之類的小紙條,以利我們未來整理和分類。現在 Excel 讓你的活頁簿不再黑白分明。只要在活頁簿的標籤上(在工作表的最下方,看起來就像檔案夾的標籤一樣)按下滑鼠右鍵,然後從快捷選單裡選「索引標籤色彩」指令。隨便選你想要的顏色,然後按「確定」即可。
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10.)跟監你的儲存格
你還在用滾輪拼命地找某一筆資料嗎?哦∼太落後了。Excel 2002 最新的「監看式視窗」讓你從一個小視窗上隨時掌握好幾個儲存格的資料,連別的資料表或不在螢幕顯示範圍內的資料亦可。如果你在目前編輯的部分和監看式視窗內的儲存格有連動關係,便可以馬上看到資料變動的狀況。所以你再也不用死按著狀態列在那邊找某一格變成什麼樣,這個新功能在你編輯工作表後半部時特別有用。 在你要監看的儲存格上按下滑鼠右鍵,然後選「新增監看式(Add Watch)」。接著就會跳出一個視窗顯示你要看的儲存格。這個視窗會一直出現在畫面上,不管你現在捲動到工作表的那個部分。當然你想關閉這個視窗時也很簡單。要叫它滾開?小意思。只要把它拖放到工具列上就行了,你不但可以放到一般工具列的上下方,還可以放到功能選單的上面。
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11.)把文字變成數字
有時你需要在一般文字格式的儲存格裡輸入數字。在這種情形下如果想對這些數字執行運算作業,那就很抱歉了。如果要把這些文字格式的數字改成真的數字,就要用 Excel 2002 的「錯誤檢查選項」鈕。
現在任何數字只要是設定成文字格式,就會在儲存格的右上角有一個綠色的小三角形(如果沒有,請選「工具」>「選項」,然後點取「錯誤檢查」的標籤,在「啟用背景錯誤檢查」和「數字儲存成文字」這兩項旁邊打勾)。

接下來選取存成文字格式的數字儲存格,然後按下自動跳出的「錯誤檢查選項」鈕,從下拉式清單中執行「 Convert To Number」。
 

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